Home

Welkom op de homepage van Symion

Nieuwsberichten

Waarom je een 50-Plusser moet aannemen…

Als 50 Plusser heb ik ook te maken met vooroordelen waar mijn leeftijdsgroep mee te maken krijgt. We zijn “duur”, “veel ziek”, ‘niet flexibel”, “traag” of “Er is geen plaats voor scootmobielen, rollators of invalidenparkeerplek bij ons bedrijf”. Helaas zijn dit de lotgevallen die menig 50-Plusser ten deel vallen, die op zoek gaan naar een …

Standaardisatie ISO, ITIL, etc.

Met de groei van de organisatie neemt ook de wens om te standaardiseren toe. Immers meerdere functionarissen voeren hetzelfde werk uit en dan is het noodzakelijk dat dit op een gelijke eenduidige wijze gebeurt.

Veel organisaties grijpen dan terug naar de bekende kwaliteitssystemen als ISO, INK, CMMi, ITIL omdat deze gestandaardiseerde werkwijzen zich de afgelopen decennia bewezen hebben.

Gemeenschappelijk doel

Alle kwaliteitssystemen hebben één gemeenschappelijk doel en dat is dat ze de werkwijzen van de processen voorspelbaar maken. Hierbij streven de werkmethoden ernaar om de kritische bedrijfsprocessen herhaalbaar, reproduceerbaar en veilig te maken. Doorgaans zijn deze bedrijfskritische bedrijfsprocessen ook de basis van uw omzet en derhalve het bewaken waard!

Valkuil

Een veel voorkomende valkuil bij het gebruik van deze methoden is echter dat het middel een doel op zich gaat worden. Zeker organisaties en instellingen die bijvoorbeeld een ISO-certificering nastreven lopen het risico om meer te standaardiseren dan strikt genomen noodzakelijk is. Als de inkoop van goederen in één hand is, is het minder noodzakelijk om die werkwijze tot in alle details te beschrijven. De inkoper, binnen het MKB veelal de directeur of DGA, heeft doorgaans het proces zeer goed in de hand. De noodzaak om de werkprocessen om te bouwen naar de wijze waarop bijvoorbeeld ISO dat voorschrijft is dan niet groot. Veelal volstaat het dan met het vastleggen van de huidige werkwijze om toch aan de certificeringseisen te voldoen.

Nut en noodzaak

Tegen nut en noodzaak van dergelijke trajecten  wordt dan ook verschillend aangekeken. Bedrijven met een ISO certificering (9001, 9002 of 9003 als het gaat om IT bedrijven) hebben voor de buitenwereld dan ook wel eens het imago om bureaucratisch te zijn. Vaak ten onrechte worden dergelijke procedures als vertragend en lastig gezien. In ogenschouw moet echter wel worden genomen dat het de kwaliteit van het product ten goede komt, als vooraf het nodige is vast gelegd. Een goede voorbereiding is het halve werk, nietwaar?

Het “in control” zijn van je belangrijkste processen is derhalve niet alleen voor het bedrijf zelf, maar ook voor haar klanten een belangrijke kwaliteitswaarborg voor de geleverde diensten en producten.

Organisatie-ontwikkeling

 

Bedrijfsprocessen optimaal?

Bij organisaties die groeien neemt het aantal  taken en activiteiten (bedrijfsprocessen) dat uitgevoerd wordt toe. Dit geldt ook voor het aantal functionarissen die  deze processen  uitvoeren. Na verloop van tijd zullen zaken vrijwel altijd anders verlopen dan oorspronkelijk gepland. Dit heeft meerdere oorzaken:

  • Door het toenemen van klanten en/of diensten, neemt de tijdsdruk toe waardoor taken in het gedrang kunnen komen
  • De medewerkers hebben capaciteiten die een andere verdeling van taken en verantwoordelijkheden tot gevolg kan hebben.
  • Ondersteunende software kan een andere taakverdeling teweeg brengen
  • Producten en diensten zijn anders dan gepland door een veranderde marktvraag

Voldoet uw administratieve organisatie nog?

Bovenstaande oorzaken zullen u er toe dwingen om van tijd tot tijd uw organisatie door te lichten en de nodige stappen te nemen. Waar begint u? Hoe pakt u het aan?

Onze analyse en aanpak zijn gebaseerd op de volgende principes:

  1. Veilig stellen van uw primaire proces, het proces waar u uw geld mee verdiend.
  2. Ieder (deel)proces moet waarde voor uw organisatie toevoegen. Voegt het geen waarde toe? Dan schrappen, uitbesteden of minimaliseren.
  3. Per proces heeft u de keuze tussen uitbesteden of zelf doen
  4. Zijn de taken en verantwoordelijkheden goed verdeeld? Heeft ieder (deel)proces een eigenaar/verantwoordelijke?
  5. Verantwoordelijkheid van taken en activiteiten zo laag mogelijk in de organisatie (vergroten effectiviteit).
  6. Aantal overdrachtsmomenten minimaliseren (verbeteren efficiency).
  7. Overhead schrappen of minimaliseren (verlagen kosten).

Aanpak

We brengen uw bedrijfsprocessen in beeld waarmee vaak al duidelijk wordt waar het knelpunt zit. Hierbij hanteren we de volgende verdeling:

  1. Hoofdproces
  2. Deelproces
  3. Taken
  4. Activiteiten

Deze trapsgewijze aanpak garandeert dat er geen onderdelen worden overgeslagen en u een compleet beeld krijgt van de stand van zaken, eventuele gaten in de bedrijfsvoering komen boven water en de verantwoordelijkheidsverdeling wordt duidelijk. Per activiteit worden voorgaand en opvolgende activiteit bepaald en worden de verantwoordelijkheden vastgelegd. Ten slotte wordt eventuele input (onder) toegevoegd.

Heeft u ook behoefte aan een analyse van uw administratieve organisatie?

Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.