Bedrijfsprocessen optimaal?
Bij organisaties die groeien neemt het aantal taken en activiteiten (bedrijfsprocessen) dat uitgevoerd wordt toe. Dit geldt ook voor het aantal functionarissen die deze processen uitvoeren. Na verloop van tijd zullen zaken vrijwel altijd anders verlopen dan oorspronkelijk gepland. Dit heeft meerdere oorzaken:
- Door het toenemen van klanten en/of diensten, neemt de tijdsdruk toe waardoor taken in het gedrang kunnen komen
- De medewerkers hebben capaciteiten die een andere verdeling van taken en verantwoordelijkheden tot gevolg kan hebben.
- Ondersteunende software kan een andere taakverdeling teweeg brengen
- Producten en diensten zijn anders dan gepland door een veranderde marktvraag
Voldoet uw administratieve organisatie nog?
Bovenstaande oorzaken zullen u er toe dwingen om van tijd tot tijd uw organisatie door te lichten en de nodige stappen te nemen. Waar begint u? Hoe pakt u het aan?
Onze analyse en aanpak zijn gebaseerd op de volgende principes:
- Veilig stellen van uw primaire proces, het proces waar u uw geld mee verdiend.
- Ieder (deel)proces moet waarde voor uw organisatie toevoegen. Voegt het geen waarde toe? Dan schrappen, uitbesteden of minimaliseren.
- Per proces heeft u de keuze tussen uitbesteden of zelf doen
- Zijn de taken en verantwoordelijkheden goed verdeeld? Heeft ieder (deel)proces een eigenaar/verantwoordelijke?
- Verantwoordelijkheid van taken en activiteiten zo laag mogelijk in de organisatie (vergroten effectiviteit).
- Aantal overdrachtsmomenten minimaliseren (verbeteren efficiency).
- Overhead schrappen of minimaliseren (verlagen kosten).
Aanpak
We brengen uw bedrijfsprocessen in beeld waarmee vaak al duidelijk wordt waar het knelpunt zit. Hierbij hanteren we de volgende verdeling:
- Hoofdproces
- Deelproces
- Taken
- Activiteiten
Deze trapsgewijze aanpak garandeert dat er geen onderdelen worden overgeslagen en u een compleet beeld krijgt van de stand van zaken, eventuele gaten in de bedrijfsvoering komen boven water en de verantwoordelijkheidsverdeling wordt duidelijk. Per activiteit worden voorgaand en opvolgende activiteit bepaald en worden de verantwoordelijkheden vastgelegd. Ten slotte wordt eventuele input (onder) toegevoegd.
Heeft u ook behoefte aan een analyse van uw administratieve organisatie?
Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.