Met de groei van de organisatie neemt ook de wens om te standaardiseren toe. Immers meerdere functionarissen voeren hetzelfde werk uit en dan is het noodzakelijk dat dit op een gelijke eenduidige wijze gebeurt.

Veel organisaties grijpen dan terug naar de bekende kwaliteitssystemen als ISO, INK, CMMi, ITIL omdat deze gestandaardiseerde werkwijzen zich de afgelopen decennia bewezen hebben.

Gemeenschappelijk doel

Alle kwaliteitssystemen hebben één gemeenschappelijk doel en dat is dat ze de werkwijzen van de processen voorspelbaar maken. Hierbij streven de werkmethoden ernaar om de kritische bedrijfsprocessen herhaalbaar, reproduceerbaar en veilig te maken. Doorgaans zijn deze bedrijfskritische bedrijfsprocessen ook de basis van uw omzet en derhalve het bewaken waard!

Valkuil

Een veel voorkomende valkuil bij het gebruik van deze methoden is echter dat het middel een doel op zich gaat worden. Zeker organisaties en instellingen die bijvoorbeeld een ISO-certificering nastreven lopen het risico om meer te standaardiseren dan strikt genomen noodzakelijk is. Als de inkoop van goederen in één hand is, is het minder noodzakelijk om die werkwijze tot in alle details te beschrijven. De inkoper, binnen het MKB veelal de directeur of DGA, heeft doorgaans het proces zeer goed in de hand. De noodzaak om de werkprocessen om te bouwen naar de wijze waarop bijvoorbeeld ISO dat voorschrijft is dan niet groot. Veelal volstaat het dan met het vastleggen van de huidige werkwijze om toch aan de certificeringseisen te voldoen.

Nut en noodzaak

Tegen nut en noodzaak van dergelijke trajecten  wordt dan ook verschillend aangekeken. Bedrijven met een ISO certificering (9001, 9002 of 9003 als het gaat om IT bedrijven) hebben voor de buitenwereld dan ook wel eens het imago om bureaucratisch te zijn. Vaak ten onrechte worden dergelijke procedures als vertragend en lastig gezien. In ogenschouw moet echter wel worden genomen dat het de kwaliteit van het product ten goede komt, als vooraf het nodige is vast gelegd. Een goede voorbereiding is het halve werk, nietwaar?

Het “in control” zijn van je belangrijkste processen is derhalve niet alleen voor het bedrijf zelf, maar ook voor haar klanten een belangrijke kwaliteitswaarborg voor de geleverde diensten en producten.