Bemensing gaat dus over de juiste personen op de juiste plek met de juiste kennis en ervaring.

Communicatie en Coordinatie

Medewerkers die samenwerken zullen hun werkzaamheden moeten coordineren met elkaar en erover communiceren. Communicatie en coördinatie gaat dan ook over tijdige en open communicatie binnen de afdeling om er zeker van te zijn dat de medewerker de juiste capaciteiten heeft om de onderlinge afhankelijkheid effectief te coördineren.

Communicatie en coördinatie legt de basis voor een open communicatie cultuur, waarbij informatie wordt gedeeld tussen onderling afhankelijke onderdelen. Deze open cultuur en toenemende mate van informatie-deling vormt de basis voor een betrokken medewerker. Cruciaal hierbij is dat de medewerker zich ‘veilig’ genoeg voelt om met voorstellen, verbeteringen, kritiek te komen zonder de kans op ‘backfire’.

De kern van communicatie en coördinatie ligt in beschreven overlegstructuren en het coördineren van werk tussen de verschillende functionarissen.

Overlegstructuren die worden benoemd zijn o.a. beschreven overleg tussen:

• functionarissen met een onderlinge afhankelijkheid,
• overleg tussen manager en medewerkers,
• overleg tussen P&O afdeling en eventueel klantenteams.

Al deze overleggen kennen zowel een strategische, tactische als operationele variant.

Werkomgeving

Hier gaat het om de fysieke werkplek en werkcondities die de medewerker in staat stelt om zijn/haar werk efficiënt en zonder onnodige afleidingen te kunnen uitvoeren. Het management heeft de verantwoordelijkheid om de medewerker en zijn/haar werkomgeving te bewaken zodat het werk zo efficiënt mogelijk gedaan kan worden. Uiteraard gelden hier ook afspraken over veiligheid, arbo en gezondheid.

Het doorgaans grootste probleem is afleiding. Nu zijn deze niet helemaal te voorkomen, maar alles moet in het werk worden gesteld om deze te minimaliseren.

Performance Management

Performance Management beschrijft de doelen die behaald moeten worden in relatie tot de groepen en individuele medewerkers. Individuele performance moet kunnen worden gemeten en het periodiek bespreken van de performance legt de basis voor continue verbeteren.

Primair gaat het hier dus om het meten en verbeteren van de performance van de afdeling, het team, het individu, waarbij de focus niet alleen ligt op de personen, maar ook op werkprocessen, procedures, werkplek, (hulp)middelen en alle andere zaken die de performance kunnen verbeteren. Het gezamenlijk vaststellen van meetbare doelen, het volgen van de performance en behaalde doelen moeten o.a. weer terug te vinden zijn in ontwikkeling en de beloning van medewerkers.

Training en ontwikkeling

Het doel van Training en ontwikkeling is dat iedereen de juiste skills heeft of kan krijgen om zijn of haar werk zo goed mogelijk uit te voeren. Het gat tussen aanwezige en gewenste skills moet worden bepaald en opgevuld en medewerkers moeten de mogelijkheid hebben zich te blijven ontwikkelen voor huidig of toekomstig werk.

Beoordelen en Belonen

Het doel van beoordelen en belonen (Compensation) is om de medewerker te belonen naar zijn / haar bijdrage of waarde voor de organisatie. Dit is de enige procesarea waarvan de uitvoering op organisatieniveau ligt. Door centraal geregelde beloningsstructuren creëer je een gevoel van ´gelijkheid´ in beoordeling en beloning. Pas daarna kan het systeem worden ingezet voor motiveren en belonen van teams en individuele medewerkers gehouden tegen de gestelde doelen en behaalde successen.

Scoren op P-CMM Niveau 2

Dit zijn de procesareas van P-CMM Level 2. Gezamenlijk beslaan deze procesareas de volledige HR-cyclus op het basis niveau. Als deze procesareas beschreven zijn en de afdeling conform de beschreven processen werkt, kan gesteld worden dat het gewenste niveau behaald is. Om dit vast te stellen wordt veelal een vragenlijst gehanteerd met vragen over de bovenstaande procesareas en de invuller krijgt de mogelijkheid om de vragen te beantwoorden met een score van 1 tot 10. Eén geeft aan dat er geen beschrijving is en tien geeft aan dat altijd volgens het beschreven proces wordt gewerkt. De cijfers tussen 1 en 10 geven kwalificaties als zelden, soms, helft van de tijd, meestal, vaak en bijna altijd.

Waar het dus uiteindelijk op neer komt is dat er een vragenlijst gehanteerd wordt die een beeld geeft van de actoren die invulling geeft aan de verschillende procesareas.

In P-CMM Deel 4 zal ik een voorbeeld van een dergelijke vragenlijst publiceren.